Od 27.01.2026 r. termin wypłaty ekwiwalentu za urlop został określony w przepisach art. 171 § 4 i 5 k.p..
Z przepisów tych wynikają dwa sposoby postępowania:
- ekwiwalent powinien zostać wypłacony w terminie wypłaty wynagrodzenia, ustalonym zgodnie z przepisami art. 85 k.p.,
- gdyby jednak termin wypłaty wynagrodzenia przypadał przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy – ekwiwalent należy wypłacić w ciągu 10 dni od ustania zatrudnienia.
Jak wskazano w uzasadnieniu do zmian skutkiem zmian będzie m.in.:
- uproszczenie procesu rozliczeń przy rozwiązaniu umowy o pracę,
- ograniczenie liczby błędów wynikających z braku pełnych danych w dniu zakończenia pracy,
- mniejsze ryzyko naruszeń przepisów i sankcji dla pracodawców ze strony Państwowej Inspekcji Pracy dzięki bardziej klarownej konstrukcji przepisów oraz przyznaniu pracodawcom czasu na bezsporne wyliczenie wysokości ekwiwalentu po ustaniu stosunku pracy,
- odciążenie działów kadrowo-płacowych, szczególnie w firmach z dużą rotacją pracowników.
W terminie wypłaty wynagrodzenia
Zgodnie z podstawą zasadą wyrażoną w przepisach art. 171 § 4 k.p., ekwiwalent za urlop wypoczynkowy powinien zostać wypłacony w terminie wypłaty wynagrodzenia. Ustalając termin wypłaty ekwiwalentu należy zatem odwołać się do przepisów art. 85 k.p. (art. 171 § 4 k.p.).
Z przepisów tych wynika, ze wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie (art. 85 § 1 k.p.). Wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. Gdyby jednak ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia za pracę był dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym (art. 85 § 2 – § 3 k.p.).
Przykład
Stosunek pracy ustał w dniu 28.02.2026 r.. Z regulaminu wynagradzania wynika, ze terminem wypłaty wynagrodzenia jest 28 dzień każdego miesiąca. Oznacza to, ze termin wypłaty wynagrodzenia ustalony zgodnie z art. 85 k.p. przypada w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy (art. 171 § 4 k.p.). W takim przypadku wypłaty ekwiwalentu pieniężnego należy dokonać najpóźniej 28 lutego 2026 r..
Przykład
Stosunek pracy ustał w dniu 30.04.2026 r.. Z regulaminu wynagradzania wynika, ze terminem wypłaty wynagrodzenia jest 5 dzień następnego miesiąca. Termin wypłaty wynagrodzenia ustalony zgodnie z art. 85 k.p. przypada po dniu rozwiązania stosunku pracy (art. 171 § 4 k.p.). W takim przypadku wypłaty ekwiwalentu pieniężnego należy dokonać najpóźniej 5 maja 2026 r..
Wypłata przed dniem wolnym
Jeżeli ustalony termin wypłaty ekwiwalentu jest dniem wolnym od pracy, ekwiwalent wypłaca się w dniu poprzedzającym ten dzień. Należy wskazać, ze podobna regulacja wynika z przepisów art. 85 § 3 k.p., regulujących termin wypłaty wynagrodzenia.
Przez pojęcie dnia wolnego od pracy należy rozumieć zarówno dni ustawowo wolne od pracy (tj. niedziele i święta określone w odrębnych przepisach) oraz dni wolne w celu zachowania przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy (Kodeks pracy. Komentarz, red. prof. dr hab. Arkadiusz Sobczyk).
Przykład
Stosunek pracy ustał w dniu 31.03.2026 r.. Z regulaminu wynagradzania wynika, ze terminem wypłaty wynagrodzenia jest 6 dzień następnego miesiąca (art. 171 § 4 k.p.). Ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy powinien zostać wypłacony w terminie wypłaty wynagrodzenia, ustalonym zgodnie z art. 85 k.p. (art. 171 § 4 k.p.). Wypłaty ekwiwalentu pieniężnego należy dokonać najpóźniej do 6 kwietnia 2026 r.. Dzień 4 kwietnia to sobota, 5 kwietnia to niedziela, w tym dniu przypada też święto, 6 kwietnia (poniedziałek) to dzień świąteczny. Najpóźniejszym dniem wypłaty ekwiwalentu powinien być dzień 3 kwietnia 2026 r.
10 dni po ustaniu stosunku pracy
Zgodnie z zasadą wyrażoną w przepisach art. 171 § 5 k.p., jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia ustalony zgodnie z art. 85 k.p. przypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, wypłaty ekwiwalentu pieniężnego, dokonuje się w terminie 10 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Jeżeli ustalony w ten sposób termin wypłaty ekwiwalentu jest dniem wolnym od pracy, ekwiwalent wypłaca się w dniu poprzedzającym ten dzień.
Przykład
Stosunek pracy ustał w dniu 31.03.2026 r.. Z regulaminu wynagradzania wynika, ze terminem wypłaty wynagrodzenia jest 27 dzień miesiąca, w marcu 27 marzec 2026 r.. W tym przypadku termin wypłaty wynagrodzenia za marzec wypada przed ustaniem stosunku pracy. Wypłaty ekwiwalentu pieniężnego należy dokonać najpóźniej w terminie 10 dni od dnia 31 marca tj. najpóźniej do 10 kwietnia 2026 r.. Możliwa i prawidłowa będzie wypłata ekwiwalentu już 31 marca 2026 r.
Przykład
W zakładzie pracy wynagrodzenie jest wypłacane jest z góry, 2-go dnia miesiąca. Stosunek pracy ustał 7 marca 2026 r. Wypłaty ekwiwalentu pieniężnego należy dokonać najpóźniej w terminie 10 dni od dnia 7 marca, tj. najpóźniej do 17 marca 2026 r..
Wątpliwości
Wątpliwości budzi stosowanie nowych przepisów w przypadku gdy stosunek pracy ustaje jeden lub dwa dni po wypłacie wynagrodzenia, a zatem termin wypłaty wynagrodzenia przypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, ale jest to termin wypłaty wynagrodzenia za poprzedni miesiąc.
Przykładem jest przypadek gdy stosunek pracy ustał 7 marca 2026 r., a termin wypłaty wynagrodzenia został ustalony na 6 dzień następnego miesiąca i wynagrodzenie za marzec zostało wypłacone 6 marca 2026 r.. Czy w tym przypadku będzie miał zastosowanie przepis art. 171 § 4 k.p., a zatem gdy stosunek pracy ustał w marcu to wypłaty ekwiwalentu będzie można dokonać najpóźniej do dnia wypłaty wynagrodzenia za marzec tj. do 6 maja. Czy wypłata ekwiwalentu powinna zostać zrealizowana w ciągu 10 dni po ustaniu stosunku pracy.
Odpowiedź w kolejnym artykule.